Cómo abrir una empresa productora de eventos exitosa: guía completa

Si estás cansado de trabajar para otros y quieres invertir en tu propio negocio, abrir una empresa de producción de eventos podría ser una excelente opción. En esta guía completa, le brindaremos valiosos consejos que lo ayudarán a hacer despegar su proyecto y destacarse en el mercado. Desde la investigación de mercado hasta la gestión financiera, cubriremos todos los pasos necesarios para abrir y gestionar con éxito una empresa de producción de eventos.

Paso 1: estudia tu nicho

Antes de abrir una empresa de producción de eventos, es fundamental realizar una investigación de mercado para comprender las demandas y oportunidades en su región. Comprobar si faltan buenos eventos, identificar los tipos de eventos más populares y analizar qué se puede mejorar en la producción de eventos locales. Además, es importante considerar la posibilidad de especializarse en un nicho específico, como eventos corporativos, espectáculos, congresos o deportes.

También es fundamental conocer bien a sus competidores. Estudie empresas del sector, identifique sus fortalezas y debilidades y busque inspiración para destacar en el mercado. Aprovecha la oportunidad para desarrollar una idea innovadora e identificar formas de sacar provecho de ella.

Paso 2: conviértete en un experto en eventos

Para convertirse en productor de eventos y abrir una productora, es necesario tener conocimientos en varias áreas, como administración, comunicación, marketing y gestión de personas. Invierta en cursos, lecturas y capacitaciones relacionadas con el tema. Recuerda que el conocimiento y la creatividad son más importantes que la experiencia previa.

Desarrollar habilidades de liderazgo y aprender a innovar en el sector de producción de eventos. Esté siempre actualizado con las tendencias y novedades del mercado, buscando aportar ideas creativas a sus proyectos.

Paso 3: utilizar una plataforma de gestión de eventos

La gestión eficiente de eventos es crucial para el éxito de una empresa de producción. El uso de una plataforma especializada, como Sympla, puede facilitar la gestión de todas las etapas de planificación y ejecución de un evento. Estas plataformas ofrecen herramientas para la creación de sitios web, promoción en redes sociales, venta de entradas online, acreditación y mucho más.

A través de la automatización que brindan estas plataformas, es posible tener acceso a datos en tiempo real, como el número de boletos vendidos y check-ins realizados, además de tener un control financiero más eficiente. Esto le dará más tiempo para dedicarlo a organizar y garantizar el éxito de sus eventos.

Paso 4: Realizar la planificación financiera

Antes de abrir tu empresa de producción de eventos, es fundamental realizar una planificación financiera detallada. Enumera todos los gastos que tendrás, como alquiler de equipos, facturas de luz, agua, teléfono e internet. Considere también los costos de contratación de profesionales, publicidad y otros gastos que puedan surgir en los primeros meses.

Es importante contar con una reserva financiera para cubrir imprevistos y garantizar el funcionamiento de la empresa en los primeros meses, incluso si no hay ganancias inmediatas. Mantenga un control estricto de sus finanzas, registrando todas las entradas y salidas de efectivo, para garantizar un retorno positivo de la inversión.

Paso 5: Contrata buenos consultores

Si no tiene conocimiento sobre la documentación necesaria y cuestiones legales, se recomienda contratar a un abogado para que lo asista en este proceso. Un contador también es esencial para ayudar con el aspecto financiero de la empresa. Estos profesionales te guiarán en la preparación de los trámites y se asegurarán de que cumples con todas las obligaciones legales.

Paso 6: Utilice Internet a su favor

Aprovecha el poder de Internet para promocionar tu marca y dar a conocer tu trabajo. Crea un sitio web profesional, donde puedas mostrar información sobre los servicios ofrecidos, contactos y un portafolio con los eventos que ya has realizado. Utilice las redes sociales para dar a conocer sus eventos y llegar a una audiencia más amplia. Considere también la venta de boletos con anticipación en línea, lo que facilita el proceso de organización y garantiza ingresos tempranos.

Paso 7: Determina tu meta y objetivos

Antes de abrir su empresa de producción de eventos, defina claramente su meta y sus objetivos. Establece lo que quieres hacer y cómo piensas hacerlo. Por ejemplo, podría fijarse el objetivo de convertirse en la empresa de producción de eventos más exitosa de su región, especializándose en eventos corporativos. También establece plazos para lograr estos objetivos, como crear 4 eventos corporativos exitosos para el segundo trimestre de 2022.

Es importante identificar posibles brechas y obstáculos que puedan surgir en el camino y estar preparado para afrontarlos. Manténgase motivado y sea un emprendedor visionario, busque soluciones a los problemas y vea oportunidades donde otros solo ven dificultades.

Paso 8: Conozca los valores

A la hora de abrir una empresa de producción de eventos, es fundamental definir tus valores. Esto incluye comprender sus costos, estimar las ganancias y fijar el precio de sus servicios. Estudie finanzas y aprenda a fijar el precio de las entradas, calcular los costos de producción y buscar patrocinio. Defina también cómo se dividirán las ganancias entre la empresa y los empleados.

Mantenga un control estricto de todos los ingresos y gastos para garantizar una gestión financiera eficiente y un retorno de la inversión positivo. Utilice herramientas como Borderô Financeiro, que le permite almacenar y analizar datos financieros estratégicamente.

Paso 9: Invierte en el equipo

Antes de ofrecer sus servicios, invierta en formar un equipo competente y capaz. Ofrecer formación de calidad, tanto a los empleados internos como a los subcontratados, si fuera necesario. Es fundamental que todos estén alineados con la identidad de la empresa y sepan actuar en cada situación.

Un equipo bien capacitado y motivado es esencial para cerrar acuerdos y ganar clientes leales. Recuerda que la calidad de tu trabajo es lo que diferenciará a tu productora de eventos en el mercado.

Paso 10: Contar con buenos proveedores

Al ingresar al área de producción de eventos, es importante establecer alianzas con proveedores confiables y de calidad. Haz una lista de contactos de profesionales y empresas que ofrecen servicios esenciales para la celebración de eventos, como iluminación, arquitectos, carpinteros, catering, videógrafos, fotógrafos, equipos de limpieza y seguridad.

Mantener una buena relación con estos proveedores, buscando siempre la excelencia en la prestación del servicio. Contar con partners fiables es fundamental para garantizar la calidad de los eventos y la satisfacción del cliente.

Paso 11: Red

El éxito de un productor de eventos está directamente relacionado con su red de contactos. Conocer a otros productores, patrocinadores, artistas, proveedores y profesionales del sector es esencial para expandir tu negocio y obtener nuevas oportunidades.

Participa en talleres, eventos y ferias relacionadas con el sector de eventos. Establecer alianzas y estar siempre abierto a intercambiar ideas y aprender de otros profesionales. La capacidad de comunicar y vender tu empresa es fundamental para conseguir nuevos clientes y consolidar tu productora en el mercado.

Conclusión

Abrir una empresa de producción de eventos es un desafío que requiere planificación, conocimiento y dedicación. Si sigue estos pasos, estará preparado para enfrentar los desafíos del mercado y destacarse como un productor exitoso.

Recuerde que el estudio de mercado, la especialización en el área, la organización financiera, la inversión en el equipo, la elección de buenos proveedores y el networking son elementos fundamentales para el éxito de una productora de eventos.

Aprovecha las oportunidades que ofrecen Internet y las plataformas de gestión de eventos para facilitar tu trabajo y mejorar la experiencia de los participantes. Con enfoque, determinación y creatividad, podrá abrir una empresa de producción de eventos exitosa y realizar eventos memorables.